Ai còn cần máy in trong kỷ nguyên AI? HP đưa ra câu trả lời

Trong nhiều năm, máy in gần như là một trong những thiết bị ít thay đổi nhất trong môi trường làm việc. Dù PC, smartphone hay các nền tảng phần mềm liên tục phát triển, việc in ấn vẫn xoay quanh một khái niệm quen thuộc: đưa nội dung từ màn hình ra giấy.

Tuy nhiên, khi các doanh nghiệp dần chuyển sang mô hình không giấy, nhiều tác vụ từng cần đến bản in giờ chỉ còn vài cú nhấp chuột, thậm chí có thể xử lý ngay trên smartphone. Điều này cũng đặt ra một câu hỏi: liệu máy in có đang dần biến mất?

Nhưng tại HP Imagine 2026, HP cho thấy họ đang nhìn nhận lại vai trò của thiết bị này theo một cách khác. Khi AI, số hóa và các quy trình làm việc hiện đại ngày càng phát triển, máy in không còn chỉ là điểm cuối của dữ liệu, mà bắt đầu tham gia vào cách tài liệu được xử lý và luân chuyển.

Từ thiết bị in ấn đến “cầu nối” giữa hai thế giới

Theo HP, sự thay đổi lớn nhất không chỉ nằm ở tốc độ in hay chất lượng bản in, mà còn ở cách thiết bị này tham gia vào toàn bộ quy trình xử lý tài liệu.

Ông Aurelio Maruggi, Chủ tịch mảng Giải pháp In ấn Văn phòng của HP cho biết: “Chúng tôi xem các thiết bị này như một ‘cánh cổng’ giữa thế giới vật lý và số hóa… nơi tài liệu giấy có thể được chuyển thành dữ liệu số và ở vào đúng vị trí trong hệ thống.”

Cách mô tả này cho thấy máy in không còn chỉ là công cụ xuất dữ liệu, mà trở thành điểm trung gian, nơi thông tin có thể đi từ dạng vật lý sang số hóa và ngược lại.

HP cũng trình diễn một số khả năng cụ thể theo hướng này tại sự kiện HP Imagine 2026. Thay vì phải chỉnh sửa tài liệu trên máy tính, người dùng có thể thực hiện ngay trên máy in. Các thao tác như che thông tin cá nhân, làm nổi bật nội dung hoặc chuẩn bị tài liệu trước khi gửi đều được xử lý trực tiếp trên thiết bị.

Ở các tác vụ quen thuộc như scan, giao diện được đơn giản hóa với các preset có thể lưu sẵn, giúp giảm số bước thao tác trong môi trường văn phòng có khối lượng tài liệu lớn. HP cho biết các tính năng AI như nhận diện tài liệu và OCR có thể chỉnh sửa cũng được tích hợp để hỗ trợ xử lý nhanh hơn.

Thiết bị in ấn có biến mất trong tương lai?

Trong bối cảnh dữ liệu ngày càng được số hóa, từ tài liệu nội bộ đến các quy trình làm việc, vai trò của giấy và việc in ấn cũng dần bị đặt lại câu hỏi. Khi doanh nghiệp ưu tiên lưu trữ, chia sẻ và xử lý thông tin dưới dạng số, nhiều người cho rằng in ấn có thể sẽ trở nên lỗi thời.

Chính vì vậy, trong phần trao đổi tại HP Imagine 2026, một câu hỏi được đặt ra khá trực diện: trong 3 đến 5 năm tới, liệu in ấn có còn tồn tại như hiện nay, hay sẽ bị thay thế hoàn toàn bởi các quy trình số hóa?

Trả lời câu hỏi này, vị đại diện HP cho rằng ngành in sẽ không biến mất, mà sẽ thay đổi để thích nghi:

“In ấn vẫn sẽ tiếp tục tồn tại… nhưng theo mô hình kết hợp giữa tài liệu vật lý và tài liệu số.”

Theo HP, tài liệu vật lý và tài liệu số sẽ tiếp tục tồn tại song song, thay vì một bên thay thế hoàn toàn bên còn lại. Trong nhiều môi trường như y tế, giáo dục hay hành chính, giấy vẫn giữ vai trò nhất định, đặc biệt với những tài liệu cần lưu trữ lâu dài, ký xác nhận hoặc phục vụ việc đọc trực tiếp.

Tuy nhiên, cách tài liệu được xử lý đang thay đổi. Những tài liệu giấy ngày càng được số hóa nhanh hơn, tích hợp vào hệ thống dễ hơn, trong khi tài liệu số vẫn có thể được in ra khi cần thiết.

Ông Aurelio nói: “Năng suất gắn liền với việc loại bỏ ‘ma sát’ trong quá trình chuyển đổi tài liệu từ vật lý sang số và ngược lại.”

Ở đây, “ma sát” ý nói những bước trung gian gây gián đoạn trong quá trình xử lý tài liệu. Đó có thể là việc một tài liệu giấy sau khi scan chỉ trở thành một file ảnh khó tìm kiếm, phải đặt tên thủ công, phân loại thủ công hoặc tải lên từng hệ thống riêng lẻ.

Ngược lại, khi cần in, người dùng cũng thường phải thao tác nhiều bước như chỉnh lại nội dung, loại bỏ các phần không cần thiết hoặc định dạng lại tài liệu để phù hợp với bản in.

Việc “loại bỏ ma sát” đồng nghĩa với việc giảm bớt những thao tác này. Tài liệu sau khi scan có thể được hệ thống tự động nhận diện nội dung, đặt tên, tóm tắt hoặc gắn vào đúng workflow, trong khi nội dung cần in cũng có thể được xử lý sẵn để phù hợp với mục đích sử dụng, thay vì chỉ in ra nguyên trạng.

Theo HP, nhu cầu số hóa tài liệu đang tăng nhanh trong môi trường doanh nghiệp, kéo theo việc scanning không còn là tính năng phụ, mà trở thành một phần quan trọng trong hệ sinh thái.

Các thiết bị mới được thiết kế để xử lý khối lượng tài liệu lớn hơn, tốc độ nhanh hơn và tích hợp trực tiếp vào workflow. Trong môi trường doanh nghiệp, việc scan không chỉ dừng lại ở việc tạo file, mà còn bao gồm phân loại, đặt tên, lưu trữ và kết nối với các dữ liệu liên quan.

Chính những yêu cầu này cũng đặt ra một bài toán mới: việc số hóa tài liệu không chỉ dừng ở “chuyển đổi”, mà cần có khả năng hiểu và xử lý nội dung.

Đây là nơi AI bắt đầu đóng vai trò rõ rệt trong các thiết bị in.

Đưa AI vào máy in

Theo HP, AI trong máy in không nhằm cải thiện chất lượng bản in, mà tập trung vào việc hiểu nội dung và ý định của người dùng.

“Thay vì chỉ in đúng những gì hiển thị, AI có thể hiểu nội dung và mục đích của người dùng… ví dụ loại bỏ quảng cáo và định dạng lại nội dung.”

Tương tự với scanning, AI không chỉ dừng ở việc nhận diện ký tự mà còn hiểu nội dung tài liệu, tóm tắt và đặt tên phù hợp. Nhờ đó, tài liệu sau khi scan không còn là một file rời rạc, mà trở thành dữ liệu có thể tìm kiếm, phân loại và đưa trực tiếp vào các quy trình làm việc.

Ở góc nhìn này, AI không phải là một tính năng riêng, mà là lớp xử lý nằm phía trên thiết bị, giúp kết nối các bước trong workflow vốn trước đây bị tách rời. HP cũng không nhìn những thay đổi này như các điểm nâng cấp đơn lẻ, mà là một phần trong chiến lược xây dựng hệ sinh thái.

Máy in, PC và phần mềm giờ đây được liên kết chặt chẽ hơn, với mục tiêu tạo ra một luồng dữ liệu liền mạch, nơi tài liệu có thể di chuyển xuyên suốt giữa các thiết bị. Trong mô hình đó, thiết bị in sẽ trở thành một điểm kết nối trong toàn bộ hệ thống.